صندوق رعاية الطلاب يواصل مسيرة التحول الرقمي بورشة الأرشفة والتراسل الإلكتروني

صندوق رعاية الطلاب يواصل مسيرة التحول الرقمي بورشة الأرشفة والتراسل الإلكتروني

الخرطوم : جسور

نظمت الإدارة العامة للتخطيط والتقانة والمعلومات بالصندوق القومي لرعاية الطلاب ، اليوم الأربعاء ورشة تدريبية حول الأرشفة الرقمية للوثائق والمستندات ، تحت شعار «نحو إدارة بلا ورق» ، وتستمر لمدة يومين ، في إطار مسيرة التحول الرقمي التي بدأها الصندوق منذ العام 2024م ، وتستهدف السكرتارية التنفيذية بالأمانة العامة ، بهدف تطوير منظومة حفظ وتداول الوثائق والمراسلات بالصندوق.

وأكد الأمين العام للصندوق القومي لرعاية الطلاب ، د. أحمد حمزة الأمين ، أن التحول الرقمي يمثل أحد التحديات الأساسية لتطوير العمل المؤسسي ، مشدداً على أن الصندوق يمضي نحو رقمنة الإجراءات وميكنة العمل بما يسهم في تحسين الأداء وكسب الزمن ورفع مستوى الجودة والكفاءة. وأشار الأمين العام إلى أن الأرشفة الرقمية تكتسب أهمية خاصة في ظل ما تعرضت له مؤسسات الدولة من فقدان وتضرر لعدد من الوثائق والمراسلات جراء الحرب ، مبيناً أن حفظ المستندات إلكترونياً يوفر وسيلة أكثر أمناً لاسترجاع المعلومات ، ويساعد في حماية ذاكرة المؤسسة ومتابعة مسار المعاملات ، ووجه باعتماد البريد الإلكتروني الرسمي وسيلة للمراسلات الداخلية بين إدارات الصندوق وأماناته ، والانتقال من تداول المستندات الورقية إلى التراسل الإلكتروني ، بما يتيح تتبع المعاملة منذ إرسالها وحتى وصولها إلى الجهة المعنية ، وتحديد مراحل الإجراء ومواطن التأخير والزمن المستغرق في إنجاز المعاملات ، وشدد د. أحمد حمزة على استكمال متطلبات التحول الرقمي بالأمانة العامة ، مع إعطاء أولوية للإدارة العامة لشؤون الولايات ، نظراً لكثافة المراسلات المتبادلة مع الولايات ، داعياً إلى تدريب العاملين في أمانات الولايات على أنظمة التراسل والأرشفة الرقمية لضمان توحيد آليات العمل.

هذا وقد أوضح مدير الإدارة العامة للتخطيط والتقانة والمعلومات ، م. أسامة عثمان ، أن مشروع التحول الرقمي بالصندوق بدأ في العام 2024م بمدينة عطبرة ، بإعطاء الأولوية للأنظمة المالية والإدارية ، باعتبارها من المكونات الأساسية للعمل المؤسسي ، وأشار إلى استكمال أرشفة المستندات المرتبطة بالعمليات المالية والمحاسبية ، إلى جانب أرشفة مستندات العاملين ، مبيناً أن بيانات نحو 3,150 عاملاً أصبحت محفوظة إلكترونياً ضمن أنظمة الصندوق ، وأضاف أن الورشة تمثل بداية عملية لتطبيق التراسل الإلكتروني عبر البريد الرسمي للصندوق ، بما يتيح حفظ المراسلات إلكترونياً ، معلناً التوجه إلى وقف تداول الوثائق الرسمية عبر تطبيق واتساب واعتماد القنوات المؤسسية المخصصة للمراسلات ، وأبان م. أسامة عثمان أن مشروع التحول الرقمي يقوم على ثلاثة عناصر رئيسية هي العنصر البشري والأنظمة والأجهزة والمعدات ، مشيراً إلى توفير أكثر من 100 جهاز حاسوب وعدد من أجهزة الحاسوب المحمولة للولايات ، إلى جانب المعينات التقنية اللازمة للعمل في عشر ولايات.

من جهتها أكدت مديرة إدارة الدعم الفني ، د. رابعة أحمد ساتي ، أن مشروع الأرشفة الرقمية يتجاوز تحويل الوثائق الورقية إلى ملفات إلكترونية ، ليشكل خطوة نحو بناء ذاكرة رقمية للصندوق وحماية وثائقه وضمان استدامة الوصول إليها ، وأوضحت أن الظروف التي مرت بها البلاد أكدت أهمية الوثيقة باعتبارها أحد الأصول الأساسية للمؤسسة ومرجعاً لأعمالها وإجراءاتها ، مشيرة إلى أن الانتقال من الحفظ التقليدي إلى الحفظ الرقمي يسهم في تقليل مخاطر فقدان الوثائق ورفع كفاءة العمل المؤسسي.

تجدر الإشارة إلى ان أعمال الورشة تتضمن وعلى مدى يومين عدداً من المحاضرات والتطبيقات العملية ، تشمل في اليوم الأول مفهوم الأرشفة الرقمية ، والتدريب على التراسل الإلكتروني الخاص بالصندوق ، والتدريب على عقد الاجتماعات الإسفيرية عبر تقنية Google Meet ، فيما يتضمن اليوم الثاني التطبيق على تقنيات المسح الضوئي ، والتدريب على نظام إدارة الوثائق والمستندات ، بمشاركة د. رابعة أحمد ساتي ، وم. ياسر محمد سعيد ، وم. إبراهيم عبد الجبار كمدربين في الورشة.